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商务谈判迎送礼仪

来源:商务礼仪培训 作者:商务谈判礼仪 点击:

迎来送往,是商务谈判礼仪中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。这一礼仪包含两方面:一方面,对应邀前来参加商务谈判的人士,在他们抵达时,一般都要安排相应身份的人员前去迎接;另一方面,谈判结束后,要安排专人欢送。

 

商务谈判迎送礼仪

确定迎送规格

一般情况下,迎送规格的确定主要依据以下三个方面:前来谈判人员的身份和目的,我方与被迎送者之间的关系以及惯例。

主要迎送人的身份和地位应与来访者的身份和地位相差不多,最好对口对等。如果当事人因故不能出面,或者不能保证对等,可适当变通,由职位相当人士或副职出面。同时,从礼貌的角度出发,应向对方具体做出解释。只有当对方与我方的关系特别密切,或者我方出于某种特殊需要时,才可破格接待。除此之外,均应按常规接待。

掌握抵达和离开的时间

迎候人员必须准确地掌握对方抵达时间,提前到达机场、车站,以示对对方的尊重。如有变化,应及时通知,由于天气变化等等意外原因,飞机、火车、船舶都可能会不准时,所以,准确掌握来宾抵达时间非常重要。

同样,送别人员必须事先了解对方离开的准确时间,提前到达来宾住宿的宾馆,陪同来宾一同前往机场、码头或车站,也可以直接在机场、码头或车站恭候来宾,与来宾进行道别。

在来宾临上飞机、轮船或火车之前,送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。飞机起飞或轮船、火车开动之后,送行人员应向来宾挥手致意。直至飞机、轮船或火车在视野里消失,送行人员方可离去。

做好接待的准备工作

在得知来宾的抵达日期后,首先应考虑到来宾的住宿问题。在对方还未出发前,应先问对方是否已联系好住宿,若未联系好,则可为其代预订旅馆房间。在客人到达后,一般只需要稍加寒暄,然后就陪客人前往旅馆。客人到达的当天,最好只谈第二天的安排,另外的日程安排应在以后再详细讨论。

若公司安排献花,那么,所献的花一定要是鲜花,并且要注意保持花束的整洁、鲜艳等,忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵等,因为在国际商务谈判中,不同的花对每个国家都代表着不同的含义。

如菊花,在中国,菊花代表着高洁、真爱等意思,但是在拉美,人民把菊花视为悲伤和晦气的象征,而绝不会把菊花作为礼仪花卉相送。

一般来说,献花者为女青年,或少先队员。若来宾不止一人,可向每位来宾逐一献花,也可只向主宾献花。献花的时间最好是在参加迎送的主要领导人与客人握手之后。

送别来宾时需要注意的礼仪:

按照常规,道别应先由来宾率先提出来。主人一般不能先提出道别,因为这样难免会给人以厌客、逐客的感觉。

1、话别

话别的最佳地点是来宾的临时下榻之处,同样,也可以在接待方的会客室、贵宾室,或是为来宾饯行而专门举行的宴会上。参加话别的主要人员,应为宾主双方身份、职位大致相当的人员,或对口部门的工作人员,或接待人员等。话别的主要内容应至少包括以下四个方面:一是表达惜别之意;二是听取来宾的意见或建议;三是了解来宾是否有需要帮忙或代劳的事情;四是向来宾赠送纪念物品。

2、饯别

它是指在来宾离别之前,东道主专门为来宾举行的一次隆重的送别宴会,以表达对来宾的尊重。为饯别而专门举行的宴会,称作饯别宴会。在来宾离别之前,专门为来宾举行的饯别宴会,不仅在形式上显得热情而隆重,而且往往会使对方产生备受重视的感觉,进而加深宾主之间的相互了解。

3、送行

它是指宾客离开时,东道主特地委派专人前往宾客的住处,与客人亲切告别,并且目送对方渐渐离去的过程。一般来说,需要为之送行的主要对象包括:关系密切的协作单位的负责人、重要合作单位的有关人员等。为来宾送行的具体时间应兼顾以下两点:一是切勿耽误来宾的行程;二是切勿干扰来宾的计划。

迎送工作中的其它几项具体事务:

1、若迎送的客人身份较高,则应事先在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,准备饮料。

2、安排汽车,预定住房。若来宾人数较多,为了避免在接站时出现混乱局面,应事排定乘车号和住房号,并打印成表格。在来宾抵达后,将乘车表发至每一位来宾手中,使之明确自己所乘的车号。同时,也便于接待人员清点每辆车上的人数。住房表可随乘车号一同发放,也可以在前往下榻宾馆的途中发放。住房表可以使来宾清楚自己所住的房间,也便于来宾入住客房后相互之间联系。

3、指派专人协助办理入出境手续及机票(车、船票)和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团,人数众多,行李也多,应将主要客人的行李先取出。

4、客人抵达住处后,一般不要马上安排活动,应稍作休息,起码给对方留下更衣时间。

在商务谈判中,来宾的迎送通常居于十分重要的位子,在任何情况下,来宾的迎送工作都要求礼仪当先、以礼待客。接待人员整体素质的好坏,都会影响到企业的形象。所以,掌握商务谈判中的迎送礼仪,不仅对个人素质有很大的提高,还对企业形象的提升有很大的帮助。

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